Vaga – Assistente Administrativo
Localização / Cidade: Maputo Breve Descrição/ Finalidade do Trabalho Contexto Sob a orientação geral do Representante Residente Adjunto para as Operações e sob a supervisão diária do Chefe da Administração, o Assistente Administrativo presta assistência e serviços de apoio, de acordo com as tarefas atribuídas nas principais áreas funcionais da administração. O pessoal demonstra uma abordagem orientada para o cliente, tato e capacidade de trabalhar com pessoas de diferentes contextos nacionais e culturai Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades Qualificações e Aptidões Descrição das tarefas Sob a supervisão direta do chefe da administração, o candidato desempenha as seguintes funções – Recolher, classificar e facilitar a entrega de correio, bolsas, documentos e outras comunicações de e para outros registos do PNUD. Manter registos e cópias conforme necessário. – Manter, desenvolver, avaliar e rever constantemente os ficheiros do escritório e conservar a informação e os materiais de referência de forma a permitir um armazenamento e uma recuperação fáceis e rápidos da informação para o Gabinete do País. – Assistir o associado administrativo na administração e nas deslocações. – Assistir o ponto focal de activos na gestão e acompanhamento de activos. – Responsável pela gestão do inventário e do equipamento do escritório (assegurar que o armazém está sempre bem organizado e arrumado e que o equipamento de escritório é devidamente registado antes de ser retirado do escritório); – Assistir nas viagens e na logística das reuniões do gabinete, incluindo alojamento e outros aspectos logísticos para o representante do PNUD. – Assegurar que o escritório está sempre limpo e arrumado, coordenar com os empregados de limpeza para uma cobertura adequada durante as ausências. – Prestar assistência geral de escritório e secretariado, conforme necessário. Prestar apoio administrativo e de receção ao escritório. – Facilitar comunicações eficazes e apoio à gestão da informação no escritório. Apoio administrativo às actividades de relações externas. – Manter registos para a emissão de artigos de armazém, por exemplo, artigos de papelaria, blocos de notas, equipamento de comunicação, etc. Manter o inventário dos bens de escritório e de armazenamento. – Apoiar o acompanhamento das facturas recebidas dos prestadores de serviços, submeter os pedidos de pagamento à secção de Finanças e dar feedback aos clientes. – Responder e/ou encaminhar os pedidos de informação para a unidade adequada do PNUD para uma ação e/ou resposta atempada. – Manter e organizar ficheiros físicos e electrónicos actualizados para facilitar o acesso e a recuperação. Assegurar a guarda de materiais confidenciais. – Assegurar a cobertura, como suplente, do assistente administrativo do representante
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